- Planejamento Estratégico: É fundamental a IES saber, quais são os seus valores (missão e visão), quais são os objetivos que ela deseja alcançar e que meios (recursos) ele deverá utilizar ou ter para conseguir realizar o seu planejamento. Como todo Planejamento Estratégico não é uma ferramenta de gestão rígida, o ideal é que se faça um planejamento da IES para os próximos cinco anos, com revisões anuais. Desta forma, as instituições poderão atualizar o seu planejamento de acordo com a conjuntura do mercado, ajustando os seus recursos e objetivos.
- Planejamento Orçamentário: O Planejamento Estratégico para ser efetivado com eficácia, deverá ser “ancorado” por um Planejamento Orçamentário feito de forma confiável e que espelhe a realidade da instituição, antevendo de forma precisa, todos os custos, investimentos, receitas e despesas da IES. Neste sentido, o envolvimento da área acadêmica em conjunto com a área administrativa, na confecção do Planejamento Orçamentário é fundamental, pois somente desta forma, a instituição conseguirá ter o máximo de informações necessárias para a confecção deste planejamento. Deste modo, terá condições de gerir a IES de forma clara e transparente com a participação e o envolvimento de todos, possibilitando aos Gestores, trabalharem com métricas de avaliação de desempenho por setor.
- Trabalho com Egressos: Onde estão trabalhando os nossos ex-alunos? Como está a evolução da sua carreira profissional? Quais foram os cursos que eles fizeram após a conclusão da graduação? Quantos contatos foram feitos com os nossos ex-alunos após a conclusão da graduação? Quantas vezes eles retornaram a IES, após a conclusão de seu curso? Essas são algumas das perguntas que devemos fazer e avaliar se sabemos responder. Na maioria das vezes, não temos respostas, pois não temos contato com os nossos egressos após eles concluírem a graduação. Em diversos países, os alunos egressos são fontes de receita para a IES, através de doações ou até mesmo fazendo vários cursos de especialização, pois eles procuram faculdades que tenham algum envolvimento emocional (gostem) e que tiveram alguma experiência positiva. Fora isso, temos que trabalhar com a indicação destes alunos, pois na maioria das vezes, se eles tiveram uma experiência positiva com a IES, serão grandes fontes de indicações de outros alunos, basta estreitarmos este contato.
- Retenção de Talentos: Devido às exigências cada vez maiores dos nossos alunos e do mercado educacional, nos preocupamos cada vez mais com as estruturas físicas das nossas IES. Além destas estruturas, devemos avaliar como está a rotatividade dos nossos colabores. Isso é um indicador de extrema importância, pois só assim teremos condições de oferecer um serviço de qualidade ao nosso corpo discente. Isso vale para todos os cargos, desde o cargo de serviços gerais, passando pelo corpo docente, até chegar aos gestores da IES. Capacitem (treinem), ofereçam um programa de treinamento constante. Caso não tenham, criem um plano de cargos e salários, principalmente para a área administrativa, pois na área acadêmica, devido a exigência do MEC, as IES, normalmente já possuem. Incentivem o programa de estágio aproveitando os alunos da própria instituição e se possível, criem um programa de Trainee, com os recém-formados da sua IES.
- Sistema de Informação: Em toda a instituição, a melhor forma de controlarmos as nossas atividades, são através de sistemas. Saibam que não existe sistema perfeito, todos deverão estar adaptados e integrados a IES. Qual a melhor solução, desenvolver um sistema próprio ou contratar um sistema pronto? Irá depender de alguns fatores, tais como: Capital disponível para investimento, tempo necessário para aplicar este sistema na Instituição e número de colaboradores necessários para a implantação do sistema. Na maioria dos casos, temos grandes problemas na aplicabilidade do sistema de informação (contratado ou desenvolvido), pois esquecemos de alinhar todos os nossos processos antes de escolher o sistema, com isso temos na maioria dos casos de nos adaptarmos ao sistema e não o sistema ficar adaptado as necessidades da IES.
- Campanhas de Marketing: A comunicação com a sociedade é um dos fatores fundamentais na divulgação da imagem da IES. Com ela conseguimos passar os valores e o que torna a instituição diferente na sua proposta de ensino e aprendizagem para o corpo discente. As campanhas devem ser constantes, não somente no período de matrículas. Muitas das vezes, o limite de recursos financeiros da IES, faz com que as campanhas se intensifiquem no período que antecedem as matrículas, congestionando o mercado que a IES atua, tornando-a mais uma instituição a divulgar a sua matrícula. Neste sentido para darmos visibilidade ao nome da IES, é fundamental que ao longo do ano, ela estreite cada vez mais a relação com a comunidade onde atua, participando de feiras, eventos e seminários, além de estreitar várias parcerias com empresas e órgãos governamentais, a fim de divulgar a IES e criar convênios para captar novos alunos para as instituições.
- Gestão da Inadimplência: A gestão do fluxo de caixa da IES é fundamental para a sua perenidade e também na sua proposta de crescimento. Em períodos como os de agora (aumento da inadimplência), é fundamental o contato mais próximo e imediato com os alunos que estão inadimplentes. Esse contato deve começar a ser feito logo após os 10 (dez) primeiros dias de atraso, pois quanto mais tempo passar da data do vencimento, mais difícil ficará para receber o recurso em atraso. A IES deve ter uma política de cobrança bem definida (com a criação de um setor, caso ainda ela não tenha), onde deverá conter todos os passos de contato com os alunos inadimplentes, proporcionando uma ação imediata na redução da inadimplência. O setor de cobrança, o ideal é que seja da própria IES, pois os colaboradores conhecem bem a instituição (seus valores e crenças) e saberão conduzir da melhor forma as negociações.
- Serviços Compartilhados: Em grandes grupos educacionais com mais de uma unidade de ensino, ou até mesmo aquelas que tenham somente uma unidade de ensino, costumamos observar que principalmente na área administrativa, alguns setores estão duplicados proporcionando um aumento considerável na folha de pagamento, divergências de informações nos mesmos setores, aumento de custos (diretos e indiretos) e dificuldade de unificação de procedimentos para atendimento dos setores da IES. Com a montagem de uma Central de Serviços Compartilhados (C.S.C.), temos a possibilidade de redução de custos de folha de pagamento, redução de custo na operação (ex.: compra de produtos e serviços unificados) e melhoria no atendimento do setor administrativo da IES, dentre vários outros benefícios existentes.
- Redução de Custos: Custo, custo, custo. Devemos pensar em todas as opções, mas também devemos pensar em como reduzir os custos operacionais, avaliando todas as nossas despesas, tentando reduzi-las e também monitorá-las de forma mais efetiva. Devemos avaliar a estrutura de operação, além de avaliar a estrutura da folha de pagamento para atender as necessidades de acordo com o número de alunos atuais. Muitas das vezes as IES perdem alunos e continuam a trabalhar com a mesma estrutura operacional. Avaliem os mínimos detalhes, pois o que pode parecer pequeno (despesa), se for somado ao longo do ano, muitas das vezes representam valores expressivos.
- Foco no Cliente: Neste período no qual a inadimplência e o desemprego vêm crescendo, os recursos do FIES vem sendo reduzidos, a inflação está subindo e o mercado está cada vez mais competitivo, temos de estar atentos em não reduzir a nossa base de alunos e também traçar estratégias para captar novos alunos. O importante é oferecermos alguns atrativos para manter esta base, com um viés de crescimento, tais como: Oferecer um seguro educacional que cubra a mensalidade em caso de perda de renda por parte do responsável financeiro. Oferecer opções de negociação onde o aluno consiga pagar as suas mensalidades em atraso. Ter uma opção própria de financiamento estudantil ou uma parceria com alguma instituição privada (banco ou outra empresa que ofereça isso), a fim de que possamos atender os alunos. Ofertarmos cursos de excelência tanto na Extensão e Graduação quanto na Pós-Graduação, criando um leque de opções para os nossos alunos e assim conseguirmos fidelizar cada vez mais o corpo discente à IES.