(clique na imagem para ampliar) Fonte: SOLUARQ, 2018.
O processo encontra-se intrinsecamente associado aos múltiplos usos das tecnologias para apoiar processos administrativos, estratégicos e pedagógicos. Isto é, trata-se de uma ação inovativa que impacta diretamente nos processos e fluxos documentais e de informação das IES, afetando diretamente as relações e experiências dos alunos, usuários finais dos serviços prestados, tanto nas atividades administrativas, quanto nas pedagógicas. A adesão à abordagem da transformação digital deve ser compreendida como ações estruturadas visando a maximização de resultados em todos os níveis, portanto esse processo de inovação deve ser estimulado. No entanto, para garantir o sucesso em projetos de transformação digital é altamente recomendável adotá-la enquanto fenômeno social amplo e imperativo. Pois, num cenário macro as IES necessitam constantemente de alinhamento estratégico com os atos regulatórios, com as transformações ocorridas no cenário educacional, com os avanços tecnológicos, e ainda, com a necessidade das novas gerações de estudantes, bem como as demandas exigidas pelo mercado de trabalho. É o que podemos observar no desenho dos seguintes processos:(clique na imagem para ampliar) Fonte: SOLUARQ,2018.
Na prática, a implementação de projetos de transformação digital perpassa, inicialmente por projetos de Paperless, que cumpre a função de reduzir grandes volumes de papeis nas atividades de produção, tramite, acesso, uso e armazenamento, com vistas a agilizar os processos e fluxos de informação para a tomada ágil de decisões. No entanto, para garantir sucesso em projetos de transformação digital, é importante salientar que a sua aplicação não significa simplesmente a automatização de processos e digitalização de documentos, essa abordagem deve ser norteada para orientação e posicionamento do negócio. Para o Professor Dr. Francisco Lopes Aguiar/USP, diretor da Soluarq (Soluções em Gestão da Informação) observa-se alguns ganhos com a implementação da transformação digital nas IES:- Agilizar o tempo de espera no atendimento;
- Mobilidade para análise e aprovação de documentos;
- Integração de dados, informações e documentos com outros sistemas acadêmicos e portal do aluno;
- Auto-serviços a alunos;
- Acesso instantâneo simultâneo a informações;
- Otimização de fluxos e processos de trabalhos;
- Eliminação do risco de extravio de documentos;
- Gestão do ciclo de vida dos documentos digitais;
- Redução e otimização de espaços físicos para armazenamento de arquivos;
- Implementação de secretaria digital - sistema de gestão acadêmica automatizado;
- Segurança com assinatura digital ICP Brasil;
- Otimiza o onboarding (ingresso) e na retenção de alunos;
- Prontuário eletrônico de alunos;
- Digitalização descentralizada para captura de documentos;
- Redução de tempo no trâmite de processos;
- Obrigatoriedade das IES digitalizarem no prazo de 24 meses o seu acervo acadêmico, independentemente da fase em que se encontrem (arquivo corrente, intermediário e permanente).
- Aplicação de Plano de Classificação de Documentos para organização de documentos físicos e digitais (em software);
- Aplicação de Tabela de Temporalidade Documental para assegurar a prescrição legal e administrativa dos documentos nas fases (arquivo corrente, intermediário e permanente) de acordo com as especificações da Portaria AN/MJ Nº 92, de 23 de setembro de 2011, devendo as IES obedecer aos prazos de guarda e destinações finais;
- É obrigatório que as IES, mantenham sob custódia e disponíveis para pronto acesso (os documentos físicos e nato-digitais produzidos e recebidos) - no mesmo endereço institucional para o qual a IES foi credenciada. Na prática isso significa implantar e institucionalizar um “Arquivo ou Centro de Documentação”;
- Em caso de transferência dos acervos acadêmicos. É obrigatório que a IES formalize “Termo de Transferência do Acervo Acadêmico”, devidamente com firma reconhecido para a “SERES”, realizado mediante aceite por parte dos responsáveis legais, tanto da mantenedora da IES extinta ou em extinção, quanto da IES receptora e de sua mantenedora;
- Após o vencimento do prazo de guarda administrativa e legal dos documentos, cuja a destinação seja a eliminação, a IES poderá substituir por documento microfilmado e/ou digitalizado, desde que, observadas as disposições legais;
- O descarte de documentos protegidos por legislação ou regulamentação específica com valor de guarda permanente e/ou de valor histórico, deverá observar as disposições legais, sob pena de ser caracterizada como irregularidade administrativa;
- O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são responsáveis pela guarda e manutenção permanentemente das condições da integridade, organização, preservação e acesso aos documentos acadêmicos. Na prática, se faz necessário implementar instalações físicas e estruturais para tornar fácil (as atividades de armazenamento, acondicionamento, acesso, localização para pronta consulta do acervo);
- O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.
- A manutenção de acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas nesta Portaria poderão ser caracterizadas como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.
- O representante legal deve manter atualizado junto ao MEC as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos.
- As IES e sua mantenedora terão o prazo de 6 meses para emissão de todos os documentos acadêmicos, o registro e a entrega aos egressos;
- As mantenedoras de IES extintas até a publicação desta Portaria, quaisquer que sejam os motivos, têm o prazo de até trinta dias para informar a localização do acervo, contados da data de recebimento da notificação da SERES ou, quando da notificação por edital, da data de publicação no Diário Oficial da União - DOU.
- Obrigatoriedade das IES, em caso de descredenciamento ou em processo de descredenciamento, indicar a IES sucessora e efetivar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido, nos termos do art. 58, § 2º, do Decreto Nº 9.235, de 2017;
- Obrigatoriedade da IES descredenciada ou em processo de descredenciamento de informar pelo seu sítio de internet as informações necessárias e suficientes para os estudantes acerca da localização do acervo, dos responsáveis temporários pela sua guarda e emissão de documentos acadêmicos, com os respectivos contatos.
- Nos casos de comprovada impossibilidade de guarda e de manutenção do acervo pelos representantes legais da mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento, e caso a transferência para outra IES não logre êxito, o responsável legal da mantenedora deverá apresentar à SERES justificativa circunstanciada, com a devida documentação probatória do alegado.