Benefícios em escrever e melhorar as políticas e processos organizacionais

Sabrina Fanhani Consultora da Hoper Educação ***

Já abordei na Bússola do ano passado os benefícios nas padronizações de fluxos, processos e sistemas dentro da IES. Uma das dificuldades encontradas, está nas equipes e setores em revisitar e reescrever as políticas e processos organizacionais. Sabemos o quanto que a repetição das atividades dentro das organizações interfere nas relações. É necessário um olhar diferenciado para que possamos encontrar motivações e vontade para realizar as atividades: desde as mais simples às mais complexas. No trabalho de consultoria dentro da IES nota-se o alto investimento em sistema de gestão, tecnologia de informação e automação para melhor atendimento aos discentes, docentes e gestão e mesmo assim, em muitos casos, não se obtém de forma satisfatória os benefícios esperados, seja ela velocidade, fluidez e redução de retrabalhos nas equipes. A frustração neste momento, é quase que inevitável, quando o investimento realizado é grande para o retorno atingido. A Instituição não para e continua dentro dos setores a busca de melhorias e de fazer mais com menos recursos. O desafio está em parar, observar, analisar, rever e melhorar as políticas e processos institucionais. Geralmente este percurso não é rápido e requer compromissos com os setores, porém é um caminho necessário e sem volta para melhorias na gestão. Podemos observar nas consultorias prestadas, que os grandes impactos financeiros e de recursos (tecnológicos e humanos), estão ligados aos desgastes e falta de padronizações nas tarefas rotineiras. O problema encontrado é a falta de tempo das equipes em falar sobre as melhorias nos processos habituais e que interfere nos outros setores, além da não utilização da capacidade do sistema de gestão, pois muitas vezes desconhecem a forma de funcionar dos outros setores e das utilidades do sistema, em otimizar etapas, eliminar rotinas manuais e de fazer melhor, no tempo adequado e com menos recursos. A melhor forma de manter as melhorias em um processo Inter organizacional é onde as equipes sejam envolvidas no processo, entendendo todas as etapas, o seu fluxo e a lógica do início ao fim, possibilitando a oportunidade em descobrir outras formas de realizar o mesmo processo, e assim implementar as alterações. O importante nessa etapa é o realinhamento das diretrizes institucionais, com foco no planejamento estratégico da IES. As pessoas envolvidas devem rever as políticas e os processos de forma sistêmica, além das fronteiras funcionais, onde a soma das partes possa contribuir em conjunto para uma melhor sintonia e aplicação das mudanças. Alguns dos principais benefícios:

Essa maestria, de fato, não é simples. Vencer a resistência das equipes em mudar a forma de como era feito, transpor a barreira do “sempre foi feito assim” e estimular a equipe a pensar fora da caixa, do ideal a ser realizado e não se apegar à maneira de como é feito hoje, exige disciplina, envolvimento, constância, agenda de trabalhos e engajamento de todos. O importante é começar e manter foco. Quanto mais simples, melhor. E a sua instituição? Já pensou nos benefícios em repensar e iniciar na revisão seus processos e políticas?

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