Um dos grandes problemas enfrentados pelas Instituições de Ensino é no requisito finanças. Assim como outros aspectos, é também necessário um planejamento estratégico para tomada de decisões, com objetivos e acompanhamento de seus resultados e orçamento constantemente. Walter Saliba, sócio-diretor da Prima, atua desde 1991 no desenvolvimento de sistemas para gestão educacional e ministrará a palestra “Planejamento e orçamento para tomada de decisão estratégica” no GEduc 2013 - XI Congresso Brasileiro de Gestão Educacional & III Congresso Internacional de Gestão Educacional*. Abaixo ele fornece algumas dicas sobre este tema: Como as instituições de ensino planejam o seu orçamento? Qual seria o processo ideal? Walter Saliba - O orçamento nada mais é que o planejamento econômico e a análise de viabilidade dessas ações. No processo ideal, o orçamento é uma decorrência do planejamento estratégico. Periodicamente, ao menos uma vez por ano, a empresa deve rever seu planejamento estratégico, estabelecendo ou, eventualmente, realinhando seus objetivos de longo, médio e curto prazo. Assim decorre um conjunto de ações táticas para o próximo exercício. Infelizmente, na prática observa-se muitas vezes falta de planejamento, inclusive de orçamento. Há também casos em que o orçamento é elaborado como uma mera projeção do passado recente. Por exemplo, é comum projetar um crescimento da receita baseado unicamente na evolução histórica, desconsiderando que as condições do mercado estão em constante mudança. Qual a importância do acompanhamento orçamentário? Walter Saliba - O acompanhamento é essencial para assegurar o cumprimento dos objetivos estabelecidos. Por exemplo, se a receita planejada não está sendo atingida, certamente houve falha no planejamento ou na execução. Uma vez identificados desvios no orçamento, deve-se tomar ações corretivas e, em alguns casos mais críticos, o orçamento deve ser revisado. Num orçamento anual, é recomendada uma comparação mensal entre o previsto e o realizado. A comparação em intervalos menores é onerosa e pouco frutífera. Por outro lado, o acompanhamento em intervalos maiores pode ser desastroso, pois demora-se demais para observar e corrigir desvios, o que pode ser irreversível. Quais são os principais elementos aos quais as instituições de ensino devem se atentar na tomada de decisão? Walter Saliba - No que diz respeito ao orçamento, o essencial é fazer o acompanhamento periódico e tratar os desvios que ultrapassem uma margem aceitável. Contudo, uma boa execução das ações táticas e a consequente realização do orçamento conforme o previsto pode não ser suficiente. É preciso estar atento às mudanças nas condições de contorno, como por exemplo, o mercado, oportunidades e ameaças que eventualmente surjam. Neste caso, pode ser necessário rever a estratégia e, consequentemente, o orçamento. Quais as atitudes que a organização deve tomar ao longo do ano letivo para obter lucro? Walter Saliba - Alguns empreendedores da área educacional, talvez principalmente pela função social da escola, sentem-se desconfortáveis em estabelecer objetivos de lucro para a instituição. Esquecem-se de que o lucro é uma necessidade de sobrevivência. Tornar uma empresa lucrativa pode ser lento, difícil e depende de planejamento. Tudo começa com a idealização da instituição, o que deveria ser expresso em sua visão e sua missão. Analisa-se a situação atual e estabelece-se um plano para evoluir para a situação ideal. Isso é o planejamento estratégico. Na situação ideal, todos os stakeholders (públicos estratégicos) ficam satisfeitos. Os clientes recebem um bom serviço, os fornecedores e colaboradores são pagos em dia, as obrigações fiscais são cumpridas e, inclusive, o investimento dos acionistas é remunerado adequadamente. Assim, para começar a ter lucro ou para aumentar a lucratividade da instituição, comece pelo planejamento estratégico.   Quais são as principais falhas financeiras que as instituições educacionais cometem? Walter Saliba – As primordiais são: - Nas pequenas escolas, um erro grave é misturar as finanças pessoais com as da instituição; - Fazer a "gestão" olhando somente para o caixa, ou seja, se há saldo disponível para pagar as contas nos próximos dias, está tudo bem; - Não cuidar adequadamente das contas a receber, o que pode gerar níveis inadmissíveis de inadimplência; - Não planejar adequadamente os investimentos, podendo pecar pela falta ou pelo excesso; - Trabalhar na informalidade e/ou sonegar tributos. Cedo ou tarde, a informalidade gerará problemas trabalhistas. Por sua vez, com o advento da nota fiscal eletrônica, SPED e outros mecanismos, ficará cada vez mais fácil aos órgãos arrecadadores identificarem os sonegadores. Assim, a legalidade, além de uma obrigação, pode também ser considerada um diferencial competitivo.   A educação mundial tradicional está evoluindo para a chamada Educação 3.0. Qual o seu ponto de vista sobre as instituições de ensino no futuro? Walter Saliba - Os trabalhos de hoje demandam profissionais multitarefas, multimídias, ecléticos, acostumados a trabalhar em pequenos grupos para resolver problemas multidisciplinares, sem supervisão constante. As escolas precisam no futuro próximo adaptar-se para acompanhar as transformações do mundo ao seu redor e preparar as pessoas com o perfil demandado por este novo mercado.   * O congresso será realizado nos dias 20, 21 e 22 de março de 2013, no Hotel Maksoud Plaza, em São Paulo/SP. Para mais informações acesse: www.humus.com.br/geduc/