Ronaldo Mota Reitor da Universidade Estácio de Sá e Diretor Executivo de Educação a Distância da Estácio http://reitoronline.ig.com.br *** O e-mail foi desenvolvido por Ray Tomlinson ao final de década de 1960, na época da antiga rede Arpanet. Ele criou também o símbolo @ para separar o nome do usuário do servidor em uso. No entanto, a popularização do e-mail ocorreu somente a partir da criação da rede Internet na década de 1980. Mensagens, nas suas mais diversas formas, são quase tão antigas como os humanos. O correio postal, em particular, remonta ao século II a.C. na Grécia Antiga. Consta que um general ateniense teria enviado um mensageiro correndo (daí a palavra correio de correr) para comunicar a vitória de seu exército sobre os persas. O mensageiro Filípides, após percorrer 42 quilômetros (padrão Maratona), findou pagando com sua vida o excesso cometido na corrida. Os provedores gratuitos a todos, surgidos em meados da década de 1990, foram os grandes responsáveis pela revolução promovida pelos webmails. O pioneiro foi o Hotmail e, na sequência, aparecem outros como Yahoo!, AOL, BOL e Zipmail. Rapidamente, os e-mails se transformarem em ferramentas de trabalho cooperativo e fator de aumento de produtividade nas empresas. Foi possível agilizar processos, disseminar informações e baixar custos operacionais, porém, como toda novidade trouxe também suas dificuldades associadas, tais como: spam, possibilidade de fraudes, disseminação de vírus e perda de privacidade. Mais recentemente, especialmente entre os mais jovens, os e-mails passaram a ser considerados menos atraentes do que outras ferramentas como WhatsApp, Twitter, Instagram e Messenger/Facebook. No entanto, os e-mails se mostram resistentes quando as mensagens têm caráter formal, exigem mais funcionalidades e quando há necessidade de registro de informações. Novidades como computação na nuvem demandarão mudanças nos e-mails, as quais já estão em curso. Por exemplo, a conta Google, derivada do Gmail, oferece serviços mais completos e totalmente integrados como Google Docs, Reader, Latitude e Voice. Não há regras fixas de como enviar e-mails educados e eficientes. Lembremos, no entanto, que são mais de cem bilhões de e-mails enviados todos os dias, ou seja, mais de um milhão por segundo. Vale a reflexão para que você não perca tempo (e paciência) escrevendo (ou lendo) textos que não serão lidos ou que não valem a pena serem lidos. O empreendedor Peter Diamandis não lê (e não envia) e-mails com mais de três linhas. Segundo ele, se o assunto demanda mais informação, há a opção de anexo ou de marcação de conversas posteriores, inclusive via e-mails complementares. Ao enviar um e-mail, uma regra de ouro é fazer bom uso da linha assunto, a qual deve ser esclarecedora e chamativa, sendo tão importante quanto o conteúdo que ela anuncia. Use sempre formatos os mais universais e adote tamanhos padrão. Parágrafos concisos e espaçamentos entre eles ajudam na leitura. Se precisar destacar algo, ao invés de mudar a fonte ou adotar maiúsculo, preferencialmente, use negrito ou itálico. Evite enviar ou mesmo ler e-mails nos momentos em que você está emocionalmente abalado. E-mail, ao contrário do telefone e do contato pessoal, permite e estimula que você pense, leia e releia tudo o que for enviar ou receber. Finalize sempre com cumprimentos e agradecimentos. Escreva sabendo que tudo poderá ser tornado público com privacidade zero. O e-mail é hoje aceito como documento, podendo responder o autor pelo teor do mesmo, em qualquer circunstância. Cuidado com detalhes tais como a assinatura de trabalho em e-mails pessoais, correndo-se o risco de parecer pouco amigável. Por fim, entendo e pratico que todos os e-mails de caráter pessoal e individualizados demandam respostas, ainda que, a depender do caso, sejam retornos breves ou repassados para outros setores ou pessoas com mais pertinência ao tema. Receber um e-mail e não o retornar é tão mal-educado como ser saudado com “bom dia” ou “boa tarde” e, simplesmente, não responder.