Por: Carmen Tavares*

No XV Congresso Brasileiro da Educação Superior Particular (CBESP), ocorrido em maio de 2023, foi discutido sobre a importância do planejamento estratégico para êxito de qualquer instituição de ensino e, inclusive, a própria ABMES elaborou recentemente seu planejamento estratégico.

A iniciativa de discutir o planejamento estratégico como um elemento importante para o sucesso das instituições de ensino tem se mostrado uma abordagem campeã no campo da educação. O planejamento estratégico oferece direção, foco e clareza para as instituições de ensino, permitindo que elas se adaptem e prosperem em um ambiente educacional em constante evolução. Assim, vou apresentar duas metodologias interessantes para essa construção.

As metodologias OKRs (Objectives and Key Results) e KPIs (Key Performance Indicators) são abordagens eficazes no planejamento estratégico de uma instituição de ensino. Ambas oferecem uma estrutura clara e direcionada para definir metas, medir o progresso e alcançar resultados significativos.

As OKRs são especialmente úteis para estabelecer objetivos claros e ambiciosos em toda a organização. Essa metodologia permite que a instituição identifique e defina objetivos estratégicos de alto nível, alinhados com sua visão e missão. Os objetivos estratégicos que também podem ser considerados como metas devem estar atreladas à estratégia e serem mensuráveis e desafiadores, promovendo um senso de aspiração e motivação para toda a equipe. Ao definir os resultados-chave (key results) que indicam o progresso em direção aos objetivos, a instituição pode acompanhar o desempenho e fazer ajustes quando necessário.

Além disso, as OKRs incentivam a transparência e a colaboração, uma vez que todos os membros da equipe podem contribuir para a definição de metas e se envolver ativamente na busca pelos resultados. Essa abordagem ajuda a alinhar as equipes em torno de objetivos comuns e promove a responsabilização coletiva.

Já os KPIs são métricas específicas que ajudam a medir o desempenho e o sucesso da instituição em relação a objetivos e metas estabelecidos. Eles fornecem uma visão quantitativa e qualitativa do progresso em áreas-chave, como taxa de retenção de alunos, satisfação dos estudantes, desempenho acadêmico, eficiência operacional, entre outros.

Ao implementar KPIs, a instituição de ensino pode identificar áreas de melhoria e identificar problemas ou oportunidades de forma mais precisa. Isso permite que a equipe de gestão tome decisões informadas e adote estratégias eficazes para impulsionar o sucesso institucional. Os KPIs também fornecem uma base sólida para monitorar o progresso ao longo do tempo e avaliar o impacto das iniciativas estratégicas implementadas.

Além disso, a adoção de KPIs promove uma cultura de análise de dados e tomada de decisões baseada em evidências. Ao estabelecer métricas claras e mensuráveis, a instituição pode definir benchmarks internos e comparar seu desempenho com outras instituições de ensino, o que possibilita uma análise comparativa e identificação de boas práticas.

Assim, as metodologias OKRs e KPIs oferecem várias vantagens no planejamento estratégico de uma instituição de ensino. Elas promovem a definição de metas claras e desafiadoras, incentivam a colaboração e a responsabilização, fornecem métricas precisas para avaliar o desempenho e permitem uma tomada de decisão informada e baseada em dados. Ao adotar essas abordagens, a instituição de ensino pode aumentar sua eficácia, impulsionar o sucesso acadêmico e melhorar a experiência dos estudantes.

A metodologia OKRs foi popularizada pelo Google e é amplamente adotada por muitas empresas em todo o mundo. Ao implementá-la, é importante estabelecer metas desafiadoras, mas alcançáveis. Os resultados-chave devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e limitados no tempo (SMART, na sigla em inglês). Abaixo seguem alguns objetivos da OKRs.

1. Objetivos: São declarações claras e concisas que descrevem o que a área de recursos humanos pretende alcançar em um determinado período de tempo. Exemplos de metas poderiam ser "Aumentar a satisfação dos funcionários em determinado espaço de tempo" ou "Melhorar a retenção de talentos no ano de 2023".
2. Resultados-Chave: São medidas quantificáveis que indicam o progresso em direção aos objetivos estabelecidos. Os resultados-chave devem ser específicos, mensuráveis e atingíveis. Para toda e qualquer instituição  de ensino, alguns exemplos de resultados-chave poderiam ser "Taxa de satisfação dos funcionários", "Taxa de rotatividade de professores" ou "Tempo médio de preenchimento de vagas".
3. Ao utilizar a metodologia OKRs, a instituição da escola pode estabelecer objetivos relevantes para a área e, em seguida, definir os resultados-chave que irão medir o progresso em direção a esses objetivos. Os resultados-chave podem ser monitorados regularmente para avaliar o desempenho e identificar áreas que precisam de atenção ou melhorias.

Aqui estão os principais elementos da metodologia KPIs:

4. Indicadores-chave (Key Indicators): Os indicadores-chave são as métricas selecionadas que são relevantes e críticas para medir o desempenho de uma organização. Esses indicadores devem ser alinhados com os objetivos estratégicos e fornecer informações significativas sobre o progresso em direção a esses objetivos.
5.  Os KPIs podem variar dependendo da área de atuação, como vendas, marketing, atendimento ao cliente, operações, entre outros.
6. Performance (Desempenho): Os KPIs são usados para avaliar o desempenho em relação a metas e benchmarks estabelecidos. Eles fornecem uma medida quantitativa ou qualitativa do progresso, permitindo que as organizações avaliem a eficácia de suas estratégias, identifiquem áreas de melhoria e tomem decisões informadas com base nos resultados.
7. Monitoramento e medição: Os KPIs devem ser medidos e monitorados regularmente. Isso envolve coletar dados relevantes, geralmente por meio de sistemas de informação ou ferramentas de análise, e analisar esses dados para avaliar o desempenho. O monitoramento contínuo dos KPIs permite que as organizações identifiquem tendências, façam ajustes e tomem ações corretivas, se necessário.
8. Objetivos e metas: Os KPIs estão diretamente relacionados a objetivos e metas específicas. Eles fornecem uma medida clara e mensurável de como os resultados estão alinhados com esses objetivos. Os KPIs devem ser estabelecidos de forma a impulsionar o progresso em direção a metas estratégicas e fornecer informações acionáveis para melhorar o desempenho.
9. Acompanhamento e comunicação: O acompanhamento e a comunicação dos KPIs são essenciais para envolver as partes interessadas e garantir a transparência no desempenho organizacional. Relatórios periódicos, painéis de controle ou dashboards são comumente usados para apresentar os KPIs de forma visual e acessível, permitindo uma compreensão clara do desempenho em relação aos objetivos.
10. KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho):
    • Taxa de absenteísmo de funcionários;
    • Tempo médio de recrutamento e seleção de novos professores;
    • Taxa de satisfação dos funcionários;
    • Taxa de retenção de talentos;
    • Taxa de participação em programas de desenvolvimento profissional;
    • Número de reclamações ou elogios recebidos pela instituição.

A instituição deve identificar os KPIs mais relevantes para medir o desempenho e monitorar esses indicadores regularmente. Com base nos resultados dos KPIs, a equipe pode tomar ações corretivas, se necessário, e implementar estratégias para melhorar o desempenho em áreas específicas.

Assim, a metodologia OKRs pode ajudar a definir objetivos claros e alinhar as atividades da área de recursos humanos aos resultados esperados. Por sua vez, os KPIs permitem medir e monitorar o desempenho em relação aos objetivos estabelecidos, fornecendo informações para tomada de decisões e ajustes necessários.

Em suma, a implementação adequada e o acompanhamento contínuo das OKRs (Objetivos e Resultados-chave) e KPIs (Indicadores-chave de Desempenho) desempenham um papel fundamental no sucesso do planejamento estratégico. As OKRs estabelecem metas claras e mensuráveis que direcionam as ações e esforços da organização em direção a um objetivo comum. Ao mesmo tempo, os KPIs fornecem indicadores objetivos e quantificáveis para avaliar o progresso e o desempenho em relação a essas metas. Juntos, esses sistemas fornecem uma estrutura estratégica que permite a definição de prioridades, o alinhamento de equipes e a tomada de decisões baseada em dados. Além disso, as OKRs e KPIs promovem a transparência, a responsabilidade e a motivação dos colaboradores, à medida que todos têm clareza sobre o que precisa ser alcançado e como seu trabalho contribui para os objetivos organizacionais. Portanto, a adoção eficaz das OKRs e KPIs é essencial para impulsionar o êxito do planejamento estratégico, auxiliando as instituições de ensino a alcançarem resultados mensuráveis e alcançáveis de maneira direcionada e focada.

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*Maria Carmen Tavares Christóvão é Mestre em Gestão da Inovação com área de pesquisa em Inovação Educacional. Diretora da Pro Innovare Consultoria de Inovação atuou como Reitora, Pró Reitora e Diretora de Instituições de Ensino de diversos portes e regiões no Brasil. www.proinnovare.com.br