Não é nenhuma novidade que, até pouco tempo atrás, as instituições de ensino não tinham a gestão de documentos entre suas prioridades, que o digam os estudantes das instituições descredenciadas pelo Ministério da Educação (MEC) nos últimos anos, que até hoje peregrinam em busca de seus documentos acadêmicos.

Nem seria preciso ir longe, bastando perguntar, sobretudo aos ex-alunos, o que vivenciam quando precisam resgatar documentos e informações de sua vida acadêmica...

Tentando solucionar o problema, mas intervindo de maneira indevida na autonomia das instituições de ensino, o MEC publicou a Portaria n° 1.224/2013, instituindo normas sobre a manutenção e guarda do acervo acadêmico das instituições de educação superior pertencentes ao sistema federal de ensino.

A referida portaria determinou que todas as instituições, sejam elas públicas ou privadas, passassem a adotar código de classificação e prazos de guarda de documentos aplicáveis, a priori, exclusivamente a instituições públicas, nos termos de seu artigo 1º:

“Art. 1º Aplicam-se às Instituições de Educação Superior (IES) previstas no art. 16 da Lei n.º 9.394, de 20 de dezembro de 1996, todas as normas constantes no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 26 de setembro de 2011, e constantes no ANEXO I desta Portaria.

§ 1º O Acervo Acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela constantes no ANEXO I, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações previstos na Tabela.

§ 2º Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabela do ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto n.º 1.799, de 30 janeiro de 1996.

§ 3º Para os efeitos desta Portaria, todas as atualizações do Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, que constarem no sítio do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, substituirão automaticamente a versão constante no ANEXO I desta Portaria.”

Além disso, no único dispositivo que, aparentemente, gerou efeito prático até agora, criou a figura do Depositário do Acervo Acadêmico (DAA), pessoa física responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, nos termos de seu artigo 3º:

“Art. 3º A IES pertencente ao sistema federal de ensino deverá indicar ao Ministério da Educação, no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias da publicação desta Portaria, o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, o qual será designado "Depositário do Acervo Acadêmico" (DAA) da Instituição.

§ 1º O documento de indicação do Depositário do Acervo Acadêmico deverá ser protocolado junto à Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do Ministério da Educação (SERES/MEC), estando devidamente firmado pelo representante legal da IES e pelo Depositário indicado.

§ 2º Em caso de alteração do Depositário do Acervo Acadêmico indicado, a IES deverá protocolar novo documento de indicação junto à SERES/MEC, devidamente firmado pelo representante legal da IES, pelo Depositário precedente e pelo novo Depositário indicado.”

Naquela ocasião, constatou-se a inviabilidade de aplicação do código de classificação e, via de consequência, da tabela de temporalidade às instituições de ensino superior particulares por uma questão basilar, qual seja, foram criados para atender às demandas de instituições públicas, regidas por normas de direito público, inservíveis, portanto, para aplicação em relações de cunho eminentemente privado, regidas, portanto, por normas de direito privado.

Essa constatação é absolutamente simples, basta verificar os tipos de documentos constantes do código de classificação e a origem publicista dos prazos de guarda estipulados na tabela de temporalidade, a grande maioria inaplicável a relações de caráter privado.

A partir dessa compreensão, buscou-se, na ocasião, a reelaboração da Portaria n°. 1.224/2013 e, sobretudo, a revisão do código de classificação e da tabela de temporalidade, o que infelizmente não obteve a acolhida por parte dos gestores do MEC, culminando com a manutenção do texto original, bem como dos demais itens que integravam a referida portaria.

Como resultado dessa questão, o que vemos, na prática, é que o atendimento à Portaria Normativa n° 1.224/2013, em parte das instituições, está limitado à indicação do Depositário do Acervo Acadêmico, sem a efetiva aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade de guarda de documentos.

Evidentemente, a inadequação desses elementos não deve servir de escusa para as instituições não os adotarem, na medida do possível e naquilo que seja pertinente à sua condição de instituição privada.

Embora não sejam elaborados levando em consideração a realidade das instituições particulares de ensino superior, acredito possível a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade de guarda de documentos para o acervo acadêmico dessas instituições, bastando, para isso, boa vontade e a adoção de uma política adequada e eficiente de gestão de documentos.

Com efeito, cumpre registrar que, a partir do primeiro semestre letivo de 2014, todos os documentos acadêmicos gerados já deveriam receber a devida classificação, com indicação, em seu corpo, do código correspondente.

O primeiro passo para adequação seria inserir o código de classificação nos sistemas de registro acadêmico, de modo que todos os documentos acadêmicos já fossem emitidos devidamente classificados e com o registro do código correto.

Além disso, a aplicação da tabela de temporalidade de forma correta permitirá o descarte adequado de documentação que vem abarrotando, desnecessariamente, os arquivos das instituições de ensino, permitindo, destarte, que os recursos para sua manutenção sejam investidos no aprimoramento das políticas institucionais de gestão de documentos.

A segurança e confiabilidade das informações, a agilidade no acesso às mesmas e o atendimento célere às demandas dos usuários são aspectos essenciais a serem atendidos na gestão dos documentos acadêmicos, gerando mais segurança e eficiência na emissão e guarda desses documentos.

A emissão eletrônica de documentos acadêmicos, observada, decerto, a inclusão dos necessários códigos de classificação, é outra providência que tornará mais ágeis e seguros todos os procedimentos no âmbito da gestão acadêmica, permitindo, com isso, o armazenamento, em meio eletrônico, de todos os documentos criados no ambiente virtual.

Poderia, ainda, a Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior (Seres/MEC), aproveitando sua visão de modernização do contexto regulatório, resgatar o trabalho iniciado de melhoria do texto da Portaria n° 1.224/2013, especialmente em virtude da publicação do Decreto n° 9.094/2017, avançando, ainda, para a simplificação e adequação do código de classificação de documentos e da tabela de temporalidade de guarda de documentos à realidade das instituições de ensino superior privadas, de modo a assegurar a efetividade da referida portaria.

De qualquer forma, estando ou não plenamente adequados os instrumentos normativos em vigor, força é admitir que a adoção de política de gestão de documentos adequada, eficiente e moderna é uma necessidade inafastável, decorrente da busca pela qualidade em todos os aspectos da gestão acadêmica.

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