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REGISTRO ACADÊMICO E DIPLOMA: LEGISLAÇÃO E NORMAS
Documentação escolar: registro e controle
A Lei nº 9.394, de 1996, que estabelece as diretrizes e bases da educação nacional, a LDB, não cria norma para o registro e controle acadêmico. Cabe a cada instituição de ensino superior (IES) fixar as normas específicas para tais atos acadêmicos.
O Conselho Nacional de Educação (CNE), todavia, pelo Parecer CP/CNE nº 16/1997, (Documenta [434] Brasília, Nov. 1997, p. 434), homologado em 21/11/97 (DOU de 24/11/97 - Seção I, p. 27.372), aprova recomendações sobre o registro e controle acadêmico. Essas normas podem ser consideradas como uma atualização da Portaria SESu nº 255, de 1990 (DOU, Seção 1, de 24/12/1990, p. 25.225), editada antes da Lei nº 9.394, de 1996, para incluir a possibilidade de microfilmagem e digitalização de documentos usados nos registros acadêmicos.
Da leitura dos atos referenciados, destacamos os seguintes pontos, que podem ser seguidos pelas IES, para o registro e controle acadêmico dos alunos dos cursos superiores (sequenciais, de graduação e de pós-graduação) ofertados.
1- Os registros acadêmicos compreendem dois tipos de arquivo:
a) vivo ou de movimento - para pronta consulta, escrituração e guarda de livros, documentos e atos escolares e papéis referentes aos alunos regularmente matriculados nos cursos superiores da instituição e
b) permanente, morto ou definitivo - quando finalizada a escrituração da vida acadêmica do aluno, pela conclusão de curso, transferência, trancamento de matrícula, morte, abandono ou desistência do curso.
2- O arquivamento de documentos escolares observará as seguintes modalidades:
a) o próprio documento no original ou em fotocópia autenticada;
b) em fotograma obtido por microfilmagem ou
c) em digitalização em programa ou software que assegure a segurança e perenidade do documento.
3- O documento reproduzido (de preferência em suas cores originais) será autenticado pelo responsável pela unidade acadêmico-administrativa (secretaria acadêmica ou setor similar) encarregado do registro acadêmico, com a identificação do órgão emissor do documento, com nome, cargo e registro do emitente, com a declaração: “Cópia de microfilme” ou “Cópia digitalizada”.
4- Os documentos de identificação pessoal e CPF serão registrados pelos seus números, órgão emissor e data da emissão nos requerimentos de matrículas.
5- A responsabilidade pela movimentação e guarda dos arquivos é do profissional (secretário acadêmico ou outro cargo similar) designado pelo dirigente da unidade ou da instituição, na forma estatutária ou regimental. Os arquivos devem ser mantidos em lugar de total e absoluta segurança, sendo manuseado tão somente por pessoal vinculado ao setor responsável pelos registros acadêmicos.
6- A documentação dos alunos em atividade acadêmica será mantida em pastas individuais, em original e rigorosa ordem cronológica de sua entrada. Cessada a relação por abandono, desistência, morte, transferência, trancamento de matricula ou conclusão de curso, a pasta respectiva será transferida para o arquivo permanente, morto, ou definitivo. Nos casos de trancamento de matrícula, quando houver o destrancamento a pasta do aluno voltará a integrar o arquivo vivo ou de movimento.
7- O arquivamento entender-se-á como perpétuo no que se refere a:
a) livros de atas dos colegiados da instituição;
b) documentos correspondentes ao histórico acadêmico de concluintes de cursos ou não, contendo, além dos dados pessoais e institucionais, no mínimo, os registros relativos a notas e frequência, por componente curricular e período letivo, além da situação perante o Enade.
8- O arquivamento da documentação, exceto livros de atas dos colegiados, poderá ser processado com a adoção de:
a) encadernação do documento correspondente ao histórico escolar;
b) microfilmagem ou
c) digitalização.
9- Os demais documentos (os que não são considerados perpétuos), tais como papéis complementares dos processos individuais e os referentes aos atos escolares (provas parciais ou finais, requerimentos, por exemplo), poderão ser eliminados quando do recolhimento da pasta individual ao arquivo morto, permanente ou definitivo ou restituídos ao aluno após os registros.
10- Todo o material eliminado, incluindo os que passaram por processo de microfilmagem ou digitalização, será inutilizado mecanicamente, alienado ou cedido a instituição beneficente para reciclagem ou reaproveitamento, mediante registro em termo ou ata.
11- As avaliações parciais e ou finais serão registradas em atas ou documento similar, com o nome do aluno, sua assinatura, a data de realização da prova ou exame, a disciplina, período e a avaliação em graus numéricos e alfabéticos por extenso, com a assinatura do professor, na forma regimental ou de acordo com normas fixadas pela própria IES. As atas devem ser reunidas em pastas ou encadernadas, por curso, período letivo e ano de realização da avaliação. As provas parciais e os exames finais podem ser eliminados ou restituídos aos respectivos alunos, após os registros necessários e decorrido o prazo regimental ou regulamentar para pedidos de correção de provas ou notas ou de recursos administrativos aos órgãos próprios da IES.
12- Será fornecida certidão ou cópia de documentos arquivados, mediante requerimento do interessado, pelo responsável do registro acadêmico, de acordo com as normas estatutárias, regimentais ou regulamentares da IES.
13- Os livros de ata dos órgãos colegiados, textos de estatuto ou regimento, resoluções e normas regimentais, curriculum vitae dos docentes, projeto pedagógico institucional (PPI), plano de desenvolvimento institucional (PDI), projeto pedagógico de curso (PPC) e demais documentos podem ser encadernados ou arquivados em pastas, facilmente identificáveis e localizáveis com facilidade. Podem, contudo, passar pelo processo de arquivo informatizado.
14- Devem ser mantidos na pasta individual do aluno – arquivo vivo ou em movimento:
a) documento de identidade;
b) comprovante de conclusão do ensino médio ou equivalente ou diploma de conclusão de curso de graduação, nos casos de segundo curso;
c) histórico acadêmico ou escolar.
15- Podem ser microfilmados ou digitalizados e mantidos em arquivo permanente, obrigatoriamente, com identificação do estudante:
a) documento de identidade;
b) cadastro de pessoa física (CPF);
c) certificado ou diploma de conclusão do ensino médio ou equivalente;
d) diploma de conclusão de curso sequencial, de graduação e de pós-graduação;
e) histórico acadêmico;
f) registros de avaliação da aprendizagem;
g) registros de frequência.
Segundo o Parecer CES/CNE nº 16/1997, o arquivamento de fotogramas de microfilmagem, disquete, cd-rom ou outro sistema computadorizado, “pelo reduzido espaço que ocupa no arquivo, condições especiais de armazenamento e facilidade de consulta e reprodução, será sempre da modalidade de Arquivo Vivo ou de Movimento”. O período de guarda dos documentos impressos é omisso na legislação e normas vigentes sobre o registro e controle acadêmico.
A Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, é omissa quanto ao período de guarda dos documentos desses arquivos. Tem um capítulo específico sobre os “Arquivos Privados”, que podem ser de interesse público e social, “desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional”.
As instituições federais de ensino superior (IFES), que integram o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal, dispõem da “Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior”, que pode servir de referencial para as IES da livre iniciativa. Por essa tabela, alguns documentos podem ser guardados “Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Instituição de Ensino” e outros pelo prazo máximo de cinco anos. É recomendável que as IES privadas aprovem, pelo seu colegiado superior, uma “tabela de temporalidade” para os documentos que integram o seu setor de registro e controle acadêmico, que deve ser amplamente divulgada na comunidade acadêmica.
Diplomas: expedição e registro
A expedição e o registro de diplomas de cursos superiores estão disciplinados no art. 48 da Lei nº 9.394, de 1996, a LDB, nos seguintes termos:
Art. 48. Os diplomas de cursos superiores reconhecidos, quando registrados, terão validade nacional como prova da formação recebida por seu titular.
§ 1o Os diplomas expedidos pelas universidades serão por elas próprias registrados, e aqueles conferidos por instituições não-universitárias serão registrados em universidades indicadas pelo Conselho Nacional de Educação.
O Parecer CES/CNE nº 379/2004, homologado, mediante despacho publicado no DOU, Seção 1, de 12/1/2005, aprova normas para registro de diplomas pelas universidades, “em substituição à Portaria MEC/DAU nº 33, de 2 de agosto de 1978”.
O referido parecer registra que a única “alteração substancial entre os dois instrumentos legais (a Portaria MEC nº 33/1978 e o Parecer CES/CNE nº 379/2004) se refere à não exigência do Título de Eleitor e do Certificado de Reservista como componentes obrigatórios do Histórico Escolar”.
Esse parecer recomenda que os seguintes documentos, informações e dados devem instruir os processos de expedição e registro de diplomas:
I – documentos do diplomado que devem acompanhar o diploma para o ato de registro:
a) cópia do documento identidade;
b) histórico acadêmico ou escolar;
c) prova de conclusão do ensino médio ou equivalente.
II – informações que devem constar do histórico acadêmico ou escolar:
a) denominação da IES, com o ato de credenciamento ou recredenciamento e o endereço completo;
b) nome completo do diplomado; nacionalidade; número do documento de identidade e órgão ou unidade da federação (UF) emissor; data e local (somente a UF) de nascimento;
c) denominação do curso e da habilitação (se for o caso);
d) ato de reconhecimento ou de renovação de reconhecimento do curso ou da habilitação ou de ato do MEC autorizando o registro do diploma, constando o número e a data da publicação no DOU;
e) processo seletivo: mês e ano/semestre;
f) componentes curriculares cursados contendo a carga horária individual e total, período, notas ou conceitos;
g) situação do diplomado em relação ao Exame Nacional de Desempenho do Estudante (Enade);
h) data da colação de grau e da expedição do diploma;
i) assinatura dos(s) responsável(eis) pela expedição do histórico (de acordo com o estatuto, regimento geral, regimento unificado ou regimento da IES).
III - Diploma:
1) no anverso:
a) denominação da IES, especificando o ato de credenciamento ou recredenciamento, a sede e a UF;
b) denominação do curso e habilitação, quando for o caso;
c) grau conferido;
d) nome completo do diplomado; nacionalidade; número do documento de identidade e órgão ou UF emissor; data e local (somente a UF) de nascimento;
e) data da colação de grau;
f) data da expedição do diploma;
g) assinatura das autoridades competentes, nos termos do estatuto, regimento geral, regimento unificado ou regimento da IES, e do diplomado.
2) no verso:
a) local para apor os dados do registro do diploma, contendo, além do número e data do registro, número do ato de reconhecimento ou de renovação de reconhecimento do curso ou habilitação, com a data de sua publicação no DOU, e nome e cargo de quem efetuou o registro e da autoridade responsável pelo mesmo;
b) espaço para apostilamentos diversos.
A Resolução CES/CNE nº 12, de 2007, dispõe que ”os diplomas dos cursos de graduação e sequenciais de formação específica expedidos por instituições não-universitárias serão registrados por universidades credenciadas, independentemente de autorização prévia deste Conselho”, revogando o Parecer CES/CNE nº 287/2002.
A Resolução CES/CNE nº 1, de 2008, dispõe sobre o registro de diplomas de cursos de pós-graduação, em níveis de mestrado e doutorado (stricto sensu), expedidos por instituições não detentoras de prerrogativas de autonomia universitária (Faculdades e congêneres). Esses diplomas serão registrados por universidades credenciadas, independentemente de autorização prévia do CNE. A citada resolução determina que somente podem ser expedidos diplomas de cursos de pós-graduação de mestrado e de doutorado “avaliados positivamente pela CAPES e reconhecidos pelo CNE/MEC”.
A Portaria Normativa MEC nº 40 (código 00012010122900023), de 2007, republicada em 29/12/2010, que institui o e-MEC, sistema eletrônico de fluxo de trabalho e gerenciamento de informações relativas aos processos de regulação da educação superior no sistema federal de educação, diz, no § 4º, art. 32, que “a expedição do diploma considera-se incluída nos serviços educacionais prestados pela instituição, não ensejando a cobrança de qualquer valor, ressalvada a hipótese de apresentação decorativa, com a utilização de papel ou tratamento gráfico especiais, por opção do aluno” (grifei).
A proibição de cobrança é para “a expedição do diploma” e não para o seu registro. As universidades federais cobram taxa de registro de diploma, assim como as demais.
O Parecer CES/CNE nº 16/1997, dispõe que, em relação às IES que integram o sistema federal de ensino, “cessada a atividade da Instituição de ensino, todos os seus arquivos serão transferidos para o órgão público de supervisão, avaliação e acompanhamento das atividades dessa instituição, sob a responsabilidade do MEC”.
Qualquer dúvida em relação aos temas aqui tratados, entre em contato com a Coluna do Celso.
